Privacybeleid

1. Over dit privacybeleid

De Energy Calculator is een rekentool voor energiecoaches. Hij is gemaakt door Codeframe Studio, Wissenkerkepad 50, 6845 BX Arnhem, KvK-nummer 42140548. In dit privacybeleid leest u welke gegevens de Energy Calculator gebruikt, waar die staan, wie ervoor verantwoordelijk is en welke rechten u heeft.

Wij houden het zo klein mogelijk: gegevens van bewoners staan niet op onze server, en wij gebruiken geen tracking, geen advertenties en geen analysediensten.

2. Wie is verantwoordelijk

De organisatie die de Energy Calculator gebruikt, hier Energiebank, is de verwerkingsverantwoordelijke. Die organisatie bepaalt waarom en hoe gegevens van bewoners en van haar eigen coaches worden gebruikt. Codeframe Studio levert de software en is daarbij verwerker: wij verwerken gegevens alleen in opdracht van die organisatie en niet voor eigen doelen.

Bent u bewoner of coach en heeft u een vraag over uw gegevens? Neem dan eerst contact op met de organisatie waarmee u te maken heeft. U kunt ook mailen naar info@codeframe.nl; wij helpen de organisatie dan bij het beantwoorden.

3. Gegevens van bewoners blijven in uw browser

Bij een berekening vult de coach gegevens van de bewoner in, zoals postcode, energieverbruik, meterstanden, gegevens over zonnepanelen en energieleveranciers en eventueel een e-mailadres. Deze dossiergegevens worden alleen in de browser van de coach bewaard (in de lokale opslag, localStorage) en in bestanden die de coach zelf opslaat of exporteert. Ze worden niet op onze server opgeslagen.

Rapport per e-mail versturen. Als de coach het rapport naar de bewoner mailt, gaan het pdf-rapport en het dossier via onze server naar een e-mailverwerker om de e-mail te versturen. Wij bewaren het rapport en het dossier daarbij niet. In het verzendlogboek staat alleen een afgeschermd e-mailadres (bijvoorbeeld j***@voorbeeld.nl), het tijdstip en of het versturen gelukt is.

De coach en de organisatie zorgen er zelf voor dat opgeslagen dossierbestanden veilig worden bewaard en op tijd worden verwijderd.

4. Welke gegevens staan wel op onze server

• Accountgegevens van gebruikers: naam, e-mailadres, rol en organisatie, een versleutelde (gehashte) versie van het wachtwoord en de instellingen voor tweestapsverificatie. Doel: inloggen en toegang regelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de organisatie.
• Gebruikstellers: per gebruiker het aantal gestarte en afgeronde berekeningen, de gebruikte versie van de rekentool en de datum van eerste en laatste activiteit. Hier staan geen gegevens van bewoners in. Doel: licenties beheren, het gebruik aan de organisatie rapporteren en de dienst verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Audit- en verzendlogboeken: wie wanneer inlogde of iets in het beheer wijzigde, en welke e-mails zijn verstuurd (met afgeschermd adres). Doel: beveiliging, misbruik opsporen en storingen oplossen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Instellingen van de organisatie: zoals naam, logo, teksten en het aantal licenties. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met anderen voor hun eigen doelen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

5. Wie helpen ons (subverwerkers)

• Cloudflare: hosting van de applicatie, de database en de bestandsopslag, en de beveiligingscontrole bij het inloggen (Turnstile). De database en de bestandsopslag staan binnen de Europese Unie.
• Een e-mailverwerker: voor het versturen van rapporten, uitnodigingen en inlogcodes.

Met deze partijen zijn afspraken gemaakt over het beschermen van gegevens. Wij slaan gegevens alleen op binnen de Europese Unie. Een actuele lijst van subverwerkers krijgt de organisatie op verzoek.

6. Beveiliging

• Al het verkeer loopt via een versleutelde verbinding (HTTPS).
• Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen, alleen als hash.
• Inloggen gaat met tweestapsverificatie.
• De inlogpagina is beschermd tegen misbruik met Cloudflare Turnstile.
• Elke organisatie ziet alleen haar eigen gebruikers en gegevens.

Merken wij een datalek dat gegevens van een organisatie raakt, dan melden wij dat zonder onnodige vertraging aan die organisatie, zodat zij kan beoordelen of een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen nodig is.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens

• Dossiergegevens: niet op onze server. In de browser blijven ze staan tot de coach op "Nieuw dossier" klikt of de browsergegevens wist.
• Rapporten die per e-mail worden verstuurd: niet bewaard na verzending.
• Accountgegevens: zolang het account bestaat. Na het verwijderen van een account, of na het einde van de overeenkomst met de organisatie, binnen 3 maanden verwijderd.
• Gebruikstellers: 2 jaar.
• Audit- en verzendlogboeken: 12 maanden.

Na het einde van de overeenkomst verwijderen wij de gegevens van de organisatie, tenzij de wet ons verplicht iets langer te bewaren.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen. U kunt ook vragen om minder gebruik van uw gegevens (beperking), bezwaar maken tegen het gebruik, of uw gegevens in een gangbaar bestand ontvangen (overdraagbaarheid).

• Coaches en andere gebruikers: uw accountgegevens kunt u deels zelf aanpassen. Voor andere verzoeken kunt u terecht bij de klantbeheerder van uw organisatie of bij info@codeframe.nl.
• Bewoners: uw gegevens staan niet bij ons, maar bij de coach of de organisatie. Wij kunnen ze daarom niet inzien, wijzigen of verwijderen. Neem hiervoor contact op met de organisatie die de berekening voor u heeft gemaakt.

Wij reageren binnen 4 weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om te bevestigen wie u bent.

9. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe met uw gegevens wordt omgegaan? Laat het ons of de organisatie weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Cookies

De Energy Calculator gebruikt alleen functionele cookies en de lokale opslag van uw browser. Er zijn geen tracking-, analyse- of marketingcookies. Meer hierover leest u in het cookiebeleid.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als de applicatie verandert. Belangrijke wijzigingen melden wij aan de klantbeheerders van de organisaties. Bovenaan deze pagina staat wanneer het laatst is gewijzigd.

12. Contact

Codeframe Studio, Wissenkerkepad 50, 6845 BX Arnhem. KvK 42140548. E-mail: info@codeframe.nl.